Los especialistas del Grupo Cencerro consideran que la mayoría de las empresas agropecuarias suele no cerrar la gestión una vez finalizada la campaña. Realizar esta tarea ya pasados unos meses trae consigo un desorden relevante en los números, de ahí que es muy importante hacerla apenas terminada la temporada de cultivo.
La realidad marca que cuando se realiza la cosecha los productores, se enfrentan con una importante cantidad de papeles, entre ellas las cartas de porte devenidas por los muchos camiones que salen del campo. Por eso la gestión económica financiera resulta una pata clave para lograr tener un mejor control de lo que sucede con la producción de la empresa. Para ello, desde la gestión se deben analizar los kilogramos cosechados y el precio de venta definido para conocer la rentabilidad del cultivo. Con esos datos ya tendremos a disposición los valores reales de la campaña.
Previamente, se requiere una óptima registración de los datos que se van dando durante toda la campaña, y eso necesita un equipo de trabajo compenetrado y capacitado.
Interesa que desde la administración se revise todo lo que sucedió con los granos. Cuáles fueron para el acopio, en qué cantidad, cuántos terminaron en los silos bolsa. Respecto de los granos mandados al acopio es vital remarcar que todo productor debe controlar cantidades y precios pactados para la liquidación.
La empresa
Fuera de la coyuntura, desde el Grupo Cencerro advierten que una correcta determinación de los números ayuda a delinear cuál es el panorama acerca del futuro de la empresa. Constituye una tarea que da lugar a una toma de decisiones adecuada y en el momento oportuno.
En este camino, la implementación de software de gestión en las empresas agropecuarias conforma un paso relevante. Se trata de un proceso que involucra una serie de fases. La primera de ellas tiene que ver con el diagnóstico y la selección del sistema que se utilizará para trabajar.
La segunda fase tiene como base el desarrollo y la documentación. Implica conocer las internas del equipo y generar un organigrama y, a medida que se desarrolla, es posible ir documentando todo. De esta manera se obtiene un orden en relación a la contabilidad del establecimiento (cuentas por pagar, por cobrar, presupuesto, flujo de caja).
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Con un sistema ya estandarizado, se da comienzo a la tercera fase, que consiste en capacitar al personal que va a utilizar el software. Es vital que cada uno de los integrantes del equipo conozca con exactitud su funcionamiento y su rol en el mismo.
Finalmente llegamos a lo que podría llamarse la "salida en vivo". Este es el momento en que el sistema realmente empieza a funcionar. Una vez ocurrido esto se comienza a llevar a cabo la gestión mensualmente.
Qué medir
Hay tres cuestiones que se consideran vitales para la evaluación del presente y el desarrollo de estrategias de cara a lo que viene:
.-Rentabilidad presupuestada versus rentabilidad real por unidad de negocio. Antes de comenzar cada campaña se debe realizar siempre un presupuesto de la rentabilidad esperada. En este punto, lo que se analiza es la rentabilidad que se proyectó en comparación a la obtenida al final del proceso. Se verifican cuáles fueron los resultados alcanzados y en qué porcentajes se logró lo esperado. Recordar que la rentabilidad deja al descubierto el retorno por cada peso invertido.
-Flujo de caja proyectado versus flujo de caja real. Un flujo de caja representa todo los ingresos y gastos durante la campaña. Al iniciar la misma, al igual que con la rentabilidad, debemos proyectarlo. Así, una vez que tengamos los resultados finales, se podrá saber si los números durante la campaña se dieron de la manera esperada teniendo en cuenta que hubo meses gordos y flacos en términos de ingresos. Lo peor que puede pasar es tomar decisiones cuando falta liquidez..
.-Análisis patrimonial. ¿Dónde está la ganancia? Esta no necesariamente se tiene que ver expresada en forma de dinero. Puede reflejarse en mejoras para la empresa como nueva maquinaria, nuevos alambrados, inversión en ganadería, entre otras. Este análisis sirve para saber cuál es el patrimonio, incluyendo activos y pasivos, al momento previo de iniciar la campaña.
Hasta aquí, herramientas y conceptos clave para medir los números de la empresa y poder hacer un correcto cierre de gestión. Toda empresa agropecuaria que busca la eficiencia en materia de gerenciamiento debe tratarlos.
